L’appel d’offres est l’une des principales procédures utilisées par les acheteurs pour octroyer des marchés aux fournisseurs. Bien des sociétés comptent sur ces appels d’offres pour atteindre leur objectif commercial ou augmenter leurs chiffres. Cependant il existe 5 erreurs récurrentes qui sont souvent commises par les soumissionnaires que vous pouvez éviter afin d’améliorer votre taux de réussite dans ce domaine.
1. Manque de formation du coordonnateur des réponses dans le métier
On désigne souvent une personne qui semble être le mieux placé pour s’occuper des réponses aux appels d’offres. Soit elle est choisie parce qu’elle a plus de temps et/ou elle connait mieux le dossier. Il peut s’agir d’un commercial en charge du dossier, de son Directeur ou d’un simple agent en charge de coordonner l’offre technique et financière à présenter au client potentiel. Pour la plupart, ils n’ont pas reçu une formation adéquate pour mener à bien leurs taches. Une formation de la personne en charge du dossier lui permet :
– d’avoir les outils de gestion des réponses pour rendre plus fluide les processus internes de management des documents et des décisions (Go / No Go, validations, approbation…)
– d’éviter de courir à la dernière minute pour déposer à temps les offres souvent très complexes à coordonner et à agencer
– de rendre plus attractive les offres à déposer et facile à exploiter par l’acheteur
– d’avoir beaucoup plus de chances de gagner les opportunités
– de faire convenablement le débriefing même après avoir perdu une opportunité pour améliorer le travail
– de mieux faire la revue de tous les documents (technique, financier et annexe) dans un minimum de temps
– d’éviter les réunions interminables sans valeur ajoutée réelle sur le dossier
2. Dernière minute : pas de plan d’action ou alors non respecté
Le travail abattu à la dernière minute a l’inconvénient de « stresser » tout le Département en charge du dossier et même les personnes des autres entités de l’entreprise. Pour donner une bonne image de la société et surtout du Département commercial en charge des dossiers de réponse aux appels d’offre, de réels efforts d’amélioration continue devraient être fournis pour concevoir des outils de pilotage des tâches à faire pour répondre à temps à toutes les exigences du client.
3. Offre financière anormalement élevée
Les acheteurs se plaignent parfois de ce fait. En plus du fait que le soumissionnaire d’une telle offre a une note très faible dans l’évaluation des offres financières (qui peuvent représenter 30 à 40% du total), ils rejettent ce type d’offre pour les raisons suivantes:
– le soumissionnaire semble ne pas avoir assez d’expérience dans ce domaine et donc ne connait pas les prix du marché
– le soumissionnaire n’a pas pris le temps de bien cerner le besoin exprimé dans le cahier des charges, ce qui explique une surévaluation de son offre
– la solution proposée ne correspond pas tout simplement aux besoins exprimés
Pour éviter de paraitre « amateur » il convient de bien étudier son offre surtout quand on est nouveau dans un business.
4. Ne pas être au courant de l’opportunité avant la sortie de l’appel d’offre
Là il faut être clair, on peut remporter une opportunité que l’on a juste lu dans les annonces (journaux, sites web…) mais il est plus probable que les sociétés qui sont au courant des dossiers bien avant la sortie de l’appel d’offre gagnent les marchés en question pour les raisons suivantes :
– Elles connaissent mieux le dossier et donc gagnent énormément de temps à concevoir leur meilleure offre possible
– Elles connaissent bien le client (métier, processus, urgences, priorités, budget…)
– Au moment de noter les soumissionnaires pendant l’évaluation des offres déposées, beaucoup de membres de la commission en charge des appels d’offre du client pourraient se sentir mieux à l’aise pour donner des points supplémentaires bien mérités aux sociétés qu’ils connaissent bien et qui ont pris le temps de bien qualifier l’opportunité avant sa parution au public.
5. Ne pas déposer l’un ou les documents demandés
Ce point rejoint la deuxième erreur (s’activer à la dernière minute). Quand on court dans tous les sens à la dernière minute pour déposer son offre dans les délais impartis, il peut arriver qu’on oublie de remettre un document ou qu’on n’ait pas assez de temps pour le concevoir convenablement.
L’objectif devrait être de pouvoir compléter son offre avec des documents pertinents et non exigés dans le cahier des charges.
Maintenant que vous connaissez les 5 erreurs à éviter lors d’une soumission à un appel d’offres, il ne vous reste plus qu’à vous assurer que votre dossier remplit bien tous les critères requis.
Prochainement, nous vous montrerons comment bien répondre à un appel d’offres.